Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Aydınlatma Metni
1. Veri Sorumlusunun Kimliği
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyarınca kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla aşağıdaki şirket tarafından işlenmektedir.
| Ticaret unvanı | Ocaklar Makina ve Elektrik Malzemeleri İthalat İhracat Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi |
| Adres | Şeyhşamil OSB Mah. 1. Sok. No:10 Merkez / SİVAS |
| Telefon | 0346 218 13 84 |
| E-posta | info@ocaklar.com.tr |
| MERSİS No | 0633007432200011 |
| Ticaret Sicil No | 9108 |
| Vergi No | 6330074322 (Kale Vergi Dairesi) |
2. Bu Metin Kimleri Kapsar
Aşağıdaki kişi grupları bakımından yürütülen veri işleme faaliyetlerini kapsar. Hangi bölümün sizi ilgilendirdiğini gruplara bakarak görebilirsiniz.
- Müşterilerimiz ile müşterilerimizin çalışanları ve yetkilileri (b2b.ocaklar.com.tr sipariş portalı kullanıcıları dâhil)
- Tedarikçilerimiz ile tedarikçi çalışanları ve yetkilileri (teklif isteme ve satın alma süreçleri)
- Çalışanlarımız, eski çalışanlarımız ve çalışan adaylarımız (personel portalı kullanıcıları dâhil)
- İnternet sitelerimizin ziyaretçileri
- İşyerimizi ziyaret eden kişiler (güvenlik kamerası görüntüleri)
3. İşlenen Kişisel Veriler
| Kişi grubu | İşlenen veriler |
|---|---|
| Müşteri / müşteri yetkilisi | Ad-soyad, görev, cari hesap kodu, ticaret unvanı, vergi dairesi ve vergi numarası, adres, telefon, e-posta; sipariş, teklif, irsaliye, fatura ve cari hesap hareketleri; teslimat bilgileri; portal giriş kayıtları ve işlem geçmişi; kredi kartıyla ödeme yapıldığında işlem numarası, tutar, taksit ve kartın maskelenmiş son dört hanesi. |
| Tedarikçi / tedarikçi yetkilisi | Ad-soyad, görev, firma unvanı, vergi bilgileri, adres, telefon, e-posta; teklif ve sipariş kayıtları; cari hesap hareketleri. |
| Çalışan / eski çalışan | Kimlik bilgileri (ad-soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi), sicil numarası, departman ve görev, işe giriş ve çıkış tarihi, ücret ve banka hesap bilgisi, puantaj ve devam kayıtları, vardiya bilgisi, izin ve kesinti kayıtları, tazminat hesapları, disiplin ve devamsızlık tutanakları. |
| Çalışan adayı | Başvuru sırasında ilettiğiniz özgeçmiş ve iletişim bilgileri. |
| Site ziyaretçisi | Ziyaret edilen sayfa, tarih-saat, yönlendiren adres, genel konum (ülke/şehir düzeyinde) ve cihaz/tarayıcı türü. IP adresiniz ham hâliyle kaydedilmez; yalnızca tekil ziyaretçi sayımı için geri döndürülemez biçimde özetlenerek (hash) tutulur. |
| İşyeri ziyaretçisi | Güvenlik kamerası görüntüsü. |
4. İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepleri
Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla ve karşılarında gösterilen hukuki sebeplere dayanılarak işlenir.
| Amaç | Hukuki sebep (KVKK) |
|---|---|
| Teklif, sipariş, üretim, sevkiyat ve faturalama süreçlerinin yürütülmesi; cari hesabınızın takibi; tahsilat | md.5/2-c — Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması |
| e-Fatura, e-İrsaliye ve e-Arşiv belgelerinin düzenlenmesi ve saklanması; defter ve belge düzeninin sağlanması; vergi ve sosyal güvenlik bildirimleri | md.5/2-ç — Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi (VUK, TTK, 5510 sayılı Kanun) |
| İş sözleşmesinin kurulması ve ifası; bordro, puantaj, izin ve tazminat işlemleri; iş sağlığı ve güvenliği yükümlülükleri | md.5/2-ç ve md.6/3 — Hukuki yükümlülük ile istihdam, iş sağlığı ve güvenliği ve sosyal güvenlik mevzuatı |
| Portal ve panellere erişimin güvenli biçimde sağlanması; yetkisiz erişimin önlenmesi; işlem kayıtlarının tutulması | md.5/2-ç ve md.5/2-f — Hukuki yükümlülük ve veri güvenliğine ilişkin meşru menfaat |
| Talep, şikâyet ve destek başvurularının karşılanması | md.5/2-c ve md.5/2-f — Sözleşmenin ifası ve meşru menfaat |
| Uyuşmazlık hâlinde hukuki savunma hakkının kullanılması; delil saklanması | md.5/2-e — Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması |
| İşyeri ve mal güvenliğinin sağlanması (kamera kaydı) | md.5/2-f — Meşru menfaat |
| Tanıtım, kampanya ve ürün duyurusu niteliğindeki ticari elektronik iletilerin gönderilmesi | md.5/1 — Açık rızanız. Rızanızı her zaman geri alabilirsiniz; her iletinin içinde listeden çıkma yolu bulunur. |
5. Toplama Yöntemi
- Sipariş portalı, teklif onay sayfası, personel portalı ve internet sitelerimiz üzerinden elektronik ortamda
- E-posta, telefon ve yüz yüze görüşmeler yoluyla
- Sözleşme, irsaliye, fatura ve benzeri basılı belgeler aracılığıyla
- İşyeri girişindeki güvenlik kameraları aracılığıyla otomatik olarak
- Ticari ilişki kurduğumuz firmanın bize bildirdiği yetkili kişi bilgileri yoluyla dolaylı olarak
6. Kişisel Verilerin Aktarılması
Verileriniz, aşağıda sayılan taraflara ve yalnızca gösterilen amaçlarla, KVKK md.8 ve md.9 çerçevesinde aktarılır. Verileriniz pazarlama amacıyla üçüncü kişilere satılmaz veya kiralanmaz.
| Alıcı | Aktarım amacı |
|---|---|
| Yetkili kamu kurum ve kuruluşları (Gelir İdaresi Başkanlığı, SGK, mahkemeler, icra daireleri) | Kanunlarda öngörülen bildirim ve bilgi verme yükümlülüklerinin yerine getirilmesi |
| e-Belge özel entegratörü ve yazılım hizmet sağlayıcıları | e-Fatura, e-İrsaliye ve e-Arşiv belgelerinin düzenlenmesi, iletilmesi ve saklanması |
| Bankalar ve ödeme kuruluşları | Tahsilat ve ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi |
| Mali müşavir ve bağımsız denetim hizmeti alınan taraflar | Muhasebe kayıtlarının tutulması ve yasal denetimler |
| Kargo, nakliye ve lojistik firmaları | Siparişinizin teslim edilmesi |
| Hukuk ve danışmanlık hizmeti alınan taraflar | Uyuşmazlıkların takibi ve hukuki savunma |
YURT DIŞINA AKTARIM. Kurumsal e-posta ve ofis altyapımız ile internet sitemizin barındırma ve ölçümleme hizmetleri, sunucuları yurt dışında bulunan hizmet sağlayıcılar tarafından verilmektedir. Bu kapsamda e-posta yazışmalarınız ile site ziyaret istatistikleri yurt dışına aktarılmış olmaktadır.
7. Saklama Süreleri
Kişisel verileriniz, işlenme amacının gerektirdiği süre boyunca ve mevzuatta öngörülen asgari süreler kadar saklanır; sebep ortadan kalktığında silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
| Veri | Süre |
|---|---|
| Ticari defter ve belgeler, fatura ve irsaliyeler, cari hesap hareketleri | İlgili mali yılın kapanmasından itibaren 10 yıl (TTK md.82; VUK bakımından asgari 5 yıl) |
| Sözleşmeler ve sipariş/teklif onay kayıtları | Sözleşme ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl |
| Özlük dosyası, bordro ve puantaj kayıtları | İş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl |
| İş sağlığı ve güvenliği ile sağlık gözetimi kayıtları | Mevzuatta öngörülen süreler boyunca (kural olarak 15 yıl) |
| Çalışan adayı başvuru ve özgeçmiş bilgileri | Başvuru tarihinden itibaren en fazla 2 yıl |
| Portal giriş ve işlem kayıtları | 2 yıl |
| Güvenlik kamerası görüntüleri | En fazla 30 gün |
| Ticari elektronik ileti onayı ve gönderim kayıtları | Onayın geri alınmasından itibaren 3 yıl (6563 sayılı Kanun ve ilgili yönetmelik) |
8. Çerezler ve Yerel Depolama
b2b.ocaklar.com.tr sipariş portalında reklam veya profilleme amaçlı çerez KULLANILMAZ. Portal yalnızca hizmetin çalışması için zorunlu verileri tarayıcınızın yerel deposunda tutar: oturumunuzu açık tutan kimlik jetonu, hesap bilginiz ve sepetinizin içeriği. Çıkış yaptığınızda bunların tamamı silinir.
Kurumsal internet sitemizde (ocaklar.com.tr) ziyaret istatistiklerinin ölçülmesi amacıyla analiz çerezleri kullanılmaktadır. Zorunlu olmayan bu çerezler yalnızca site üzerindeki çerez bildirimi aracılığıyla onay vermeniz hâlinde çalışır; onayınızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz.
9. KVKK md.11 Kapsamındaki Haklarınız
Veri sorumlusuna başvurarak kendinizle ilgili olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:
- Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
- İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
- KVKK md.7 şartları çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
- Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
- Münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme
- Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
10. Başvuru Yolu
Yukarıdaki haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca aşağıdaki yollardan biriyle iletebilirsiniz:
- Islak imzalı dilekçenizi şahsen veya noter aracılığıyla Şeyhşamil OSB Mah. 1. Sok. No:10 Merkez / SİVAS adresine göndererek
- Daha önce bize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı olan e-posta adresinizden info@ocaklar.com.tr adresine e-posta göndererek
- Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalayarak info@ocaklar.com.tr adresine ileterek
Başvurunuzda ad-soyadınızın, başvuru yazılı ise imzanızın, T.C. kimlik numaranızın (yabancılar için pasaport numarası), tebligata esas adres veya e-posta adresinizin ve talep konusunun bulunması gerekir. Konuya ilişkin bilgi ve belgeleri de eklemeniz değerlendirmeyi hızlandırır.
Talebiniz, niteliğine göre en kısa sürede ve her hâlde en geç OTUZ GÜN içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.
Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde; cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz (KVKK md.14).
11. Metindeki Değişiklikler
Bu aydınlatma metni, mevzuattaki değişiklikler ve veri işleme süreçlerimizdeki güncellemeler doğrultusunda yenilenebilir. Güncel sürüm her zaman bu sayfada yayımlanır; sayfanın başındaki tarih son gözden geçirme tarihini gösterir.
Şeyhşamil OSB Mah. 1. Sok. No:10 Merkez / SİVAS · 0346 218 13 84 · info@ocaklar.com.tr